こんにちは!2021年一発目のブログはバックオフィスのお役立ちアイテムレビュー。


これ、何かといいますとラベルプリンターです。一般的にはバーコードとか商品ラベルとか、そういった用途に使われることが多い機種なのですが、一般事務分野でも凄まじい活躍を見せてくれます。

業種にもよりますが、郵送物を送るときの宛名ラベルって結構厄介ですよね。一般封筒でも、レターパックでも必ず宛名と発送元は記載するわけでして。多分、広く使われてるのはこういうラベルシート形式のもので

A4用紙が印刷できればどんなプリンターでも使えますよ〜っていうタイプのもの。

ご親切に専用のソフトも用意されている場合が殆どで、企業努力が伺えます。素晴らしい限りです。

たしかに便利。便利なんですが。使ってるといくつか不満が出てくるのも事実です。挙げてみますと

  1. 印刷領域がずれる。そしてその設定調整がとんでもなく手間。なんならどんなに頑張っても、ずれる。
  2. 家庭用プリンターだと都度用紙トレーに専用シートを入れる必要がある。または手差し。
  3. 作成ソフトの挙動が不安定。
  4. 中途半端な枚数だと、次回の印刷開始位置指定が面倒。

ざっと挙げるとこんなところですね。おそらく経験有る方多いと思います。

以前私達も使ってはいたのですが、社内評判もあまり良くなくブツブツ言われる事も多々ありました(笑)

4だけ補足すると、例えば22シートの台紙に対して13枚しか印刷しなかった場合、次回は14枚目から印刷開始するように指定する必要が有ります。

というか、使いかけのシートどこ行った問題が発生したり、すでに使った部分はシールが剥がされてペラッペラなので紙詰まりの要因にもなりますのでここは一番のデメリット。

とりわけ私達はお客様の郵送物を取り扱うことが多いので、これは由々しき問題ということで色々検討を重ねた結果たどり着いたのが、このP-touch(QL-820NWB)君です。ラベル印刷用途でこのコストはちょっと高いかな?とは思ったのですが、試してみないと始まりません。ということで導入が決定。

結果、なんのことはない、全ての問題がすんなり解決されました。

さて、少し紹介しましょう。

※これからご紹介する画像はMACでのキャプチャです。Windowsでは少し仕様が異なりますが、やれることは同じです。

基本的な使い方はまずアプリを立ち上げる。

オフィス全般や家庭まで対応できるよう、いろんなテンプレートが用意されています。例えば名札カテゴリーなんかだとこんな感じでテンプレが複数用意されてたりします。交流会の名札や入館証の発行などにも便利ですね。

と、今回は宛名ラベルのお話でしたので時を戻します。

テンプレートを選択せずに「新規作成」を選ぶとラベル作成画面が開きます。

ここで作成されたものは実際に印刷されるものがプレビューされているので、印刷したときのイメージそのままです。からの作成ですが、操作画面がごちゃごちゃしてないので非常に簡単です。

宛名ラベルを作るだけなら画面上部のテキストボタンを押して、現れた入力画面に文字入力をするだけです。

使い勝手は超簡素なパワポって感じです。

これで完成です。あとは印刷するだけ。本体とPCはBluetoothや有線、Wi-Fi(Wi-Fiはモデルによっては使えないので注意)で接続可能なので設置場所などもあまり選びません。優秀ですね。印刷速度はというと

この通り。スムーズです。(数年使ってるので年季入ってるとかは言わないで)

あとは出来上がったものをシールとして貼っつけたり、剥がさずそのまま名札入れに入れてみたり、お好きなように使うだけです。印刷ももちろんずれてないですね。

ラベルシートの場合は切れ目が決まっているので少しのズレがどんどん大きくなるのですが、この子の場合はそういった概念が無いのでズレようがありません。素敵。

あともう一つ、業務レベルに落とし込むのに大事な要素がありますね。

“複数宛名の一括印刷”

これできないと、請求書やらなにやらチマチマやることになってしまいます。

といっても、請求書などの決まった書式かつ自分で形式を決められるものについては、そもそもの書式に宛名入れてしまって、窓枠封筒を使うのが一番手っ取り早いです。とはいえ、レターパックや指定の封筒、頻度の少ない発行物などはやはり宛名は必要。

そこで。一括作業の代名詞、CSVが活きてきます。ご多分に漏れず、CSVからの一括取り込みが可能です。

最初こそCSVのデータをどの様にシートに反映するかという設定をする必要がありますが(郵便番号はここに、住所はここに、宛名はここにみたいな位置指定です)、後は基本的に読み込んで出力するだけです。

読み込んだデータの中から印刷するデータを選択する事もできますし、ACCESS使えればデータ同期も可能みたいです(これはすみません、試したこと有りませんが)。

まとめると、

  • 印刷領域がずれる。そしてその設定調整がとんでもなく手間。なんならどんなに頑張っても、ずれる。

→1データ1シートになるのでズレるわけがありません。

  • 家庭用プリンターだと都度用紙トレーに専用シートを入れる必要がある。または手差し。

→本体が独立してる上、ロールシート型なので、ロール交換時以外の手間がありません。

  • 作成ソフトの挙動が不安定。

→サックサクです。印刷速度も上々。

  • 中途半端な枚数だと、次回の印刷開始位置指定が面倒。

→毎回新品のシートのようなもので特別気を払う必要はありません。無駄なく使えてストレスなしです。

というわけで、弊社では大活躍のP-touchくん。ご検討あれ〜