>>>具体的な書き方がわからない
これはスタッフがかわいそうなパターンです。
「今日の報告をわかりやすく簡潔にアップしなさいね」
という、会社側の指示がざっくりなケースが多いです。で、自分なりに書いてみた結果
「わかんねーよこれじゃ！かきなおーし！」
とか怒られるわけです。涙が滲みます。ここにつきましてはこれだけ。
具体的なフォーマットを準備してあげてください。
会社として、はたまた管理職として、どんな情報が必要なのか？提示してあげることです。事細かく。
ここで注意しなければならないのは、不要な情報は排除してあげること。職種にもよりますが、例えばスケジュールなどを別管理している場合は、当日の行動など書かせる必要はありません。別のスケジュール管理を見ればいいだけです。
「何時から何時になにしてたの？」なんて、特に営業に対してはナンセンスな場合がほとんどです。
行動に対してアウトプットをさせるなら、事務職。どんな作業に何時間かかったのか？それはかかり過ぎかな？どうかな？という次に活かせる項目を設けるべきです。
項目一つ一つに意味をもたせ、職種ごとに具体的なフォーマットを提示すれば、ある程度必要な情報は上がってくるでしょう。
ここでもう一つ。報告においてかなりの確率で抜けてくるのが
「で、どうすんの？」
というアンサー解答。よく言うPDCAサイクルなんてのは日報にもその要素は不可欠で、質の低い日報はPDCAの「D」しか記載されません。
質の低い日報を上げる人間は思考が止まりがちです。逆に質の高い日報を上げる人間は常に考えてます。
逆に言えば、常に考えていないと質の高い日報は書けません。えーと、何が言いたいかといいますと、
適切な日報フォーマットは思考を育てる練習場の役割も持つ
ということです。順番は前後しますが
- D→なにをしたの？
- C→結果どうだったの？
- A→改善点はどこにある？
- P→それを踏まえて次はどうするの？
こんな形でフォーマットに落とし込んでしまえば考えざるを得ません。
結果、これを意識しながら日々の仕事に当たることになります。
やがて癖が付き、当たり前の様に質の高い日報となり、自身へのフィードバックの連続が個人の質を高めます。考える思考が身につきますね。
言われなきゃ、教えてくれなきゃ、わからないことはたくさんあります。「ちょっと考えればわかるだろ！」なんて言わず、しっかり据え膳をおいてあげましょう。