KIN-GYO
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KIN-GYOとは？
一口にBPO（業務委託）といっても、その種類は様々です。
KIN-GYOは、業務効率化の「両輪」である
「システム化」と「人の手による業務」を同時に支援する、
新しい形のBPOサービスです。
事業を成長させるためには、業務の効率化が不可欠です。しかし、「システム」を導入するだけでは、日々の細かな業務やイレギュラーな対応はなくなりません。逆に、「人手」を増やすだけでは、業務の属人化や根本的な非効率は解決しません。
真の業務効率化は、この「システム」と「アナログ」の両輪を、バランスよく回すことで初めて実現します。
システムBPO
業務フローを整理し、kintoneなどのITツールを用いて「仕組み」を構築。非効率な作業を根本から改善します。
アナログBPO
請求書発行やデータ入力など、システム化しきれない日々の業務を「人の手」で代行。コア業務に集中できる環境を作ります。
その「両輪」を同時に解決するのがKIN-GYOです
KIN-GYOは、業務管理システム『kintone』による仕組み作りと、日々の業務を支えるオンライン業務代行を組み合わせ、貴社の状況に合わせた最適な業務効率化をワンストップでご提供します。
kintoneまたは業務代行は個別にご利用いただくこともできます
"効率化"に潜む、よくある失敗
「良かれ」と思って導入したシステムが、いつの間にか使われない「お荷物」に。
そんな経験、ありませんか？まずはDX化でよく聞く失敗例を見ていきましょう。
設定・運用が複雑で、頓挫
「専門知識が必要な初期設定でつまずいた」「多機能すぎて、現場のスタッフが使いこなせない」… 高機能なシステムほど、導入と運用のハードルは高くなりがちです。
KIN-GYOなら...
貴社の業務をヒアリングし、本当に必要な機能だけを搭載した、誰でも直感的に使えるシンプルな環境を構築します。操作説明や運用開始後のサポートも伴走型で行うので、ITが苦手な方でも安心です。
費用が高すぎて、断念
「初期費用だけで数百万円…」「月額費用が思ったより高く、費用対効果が見合わなかった…」 本格的なシステムはどうしても高額になりがちです。とはいえ既製品もToo much…
KIN-GYOなら...
kintoneは比較的維持費も安く、小さく始められるのが魅力。さらにアナログ業務代行と組み合わせることで、”システム化する部分”と”人でカバーする部分”を切り分け、全体コストを最適化できます。
システムだけでは、解決しなかった
「システムへのデータ入力は誰がやるの？」「イレギュラーな取引先への対応は？」… 全ての業務を100%システム化するのは不可能です。必ず「人の手」が必要な業務は残ります。
KIN-GYOなら...
システム化しきれない日々のデータ入力、更新作業、イレギュラー対応などは、オンライン業務代行で私たちが巻き取ります。「仕組み」と「実行」をセットで提供するからこそ、本当の効率化が実現します。
"作りっぱなし"で、化石化
「立派なシステムはできたが、業務体制が変わっても改修できず放置」「運用想定が甘く、的外れなものができてしまった」… システムは”生き物”。作って終わりではありません。
KIN-GYOなら...
導入後あは日々のメンテナンスや改修に柔軟に対応し、システムを”化石化”させません。また、弊社スタッフと貴社スタッフのグループチャットを組めば、いつでも操作の説明などをすぐに回答いたします。
具体的な導入事例
KIN-GYOはどのように活用されているのか？
アナログとシステムの両面からサポートさせていただいた、3社の事例をご紹介します。
全社的に残業が多発
40%削減！
応急処置として「アナログ代行」からスタート
営業マンの比率が高いA社様。最初の悩みは「営業も事務も、とにかく日々の業務に追われて残業が多発している。でも、何から改善すればいいか分からない」というものでした。
そこで、まずは即効性のあるオンライン秘書サービス（アナログ代行）から開始。データ入力や請求書発行など、部署の垣根なく横断的に業務をサポートしながら、弊社がA社の業務全体の流れを深く理解していきました。
まずは目の前の業務を誰かに手伝ってほしかった。すぐに実務をサポートしてもらえたのは本当に助かりました。
業務理解を元に、根本解決となる「kintone」を提案
アナログ代行の開始から3ヶ月。弊社にはA社の業務に関する知見が十分に蓄積されていました。そこで見えてきたのが「属人化したExcel管理」「問い合わせ対応の漏れ」「部門間の情報アクセスのロス」といった、システム化で大きく改善できる課題でした。
この深い業務理解を元にkintone導入をご提案。丁寧な設計と業務フローの検討を数回重ね、スムーズな導入に成功。結果、業務漏れや属人管理が大幅に減少し、残業時間を40%も削減できました。アナログ代行のコストも下がり、その費用をkintoneの保守費用に充ててもお釣りがくる状態になりました。
構築費用が予算オーバー
月々のコストを低く抑制
「作れます」の裏に隠れた、リアルな運用フロー
kintone導入に興味があり、すでに仕様書も固まっていたB社様。しかし、何社か見積もりをとったところ、想定予算と合わずに業者探しを続けている状況でした。
弊社のお見積もりが予算と折り合った後、私たちはkintone導入後の「リアルな運用フロー」を包み隠さずご説明しました。例えば「この設計だと、ここで手動の更新作業が必要です」や「このシステムとは連携できないので、CSVでのデータ移行が必要です」といった、必ず発生する"人の手"の部分です。おそらく他社さんは「"構築は"問題なくできます」とだけ伝えていたのでしょう。担当者様は最初、驚かれていました。
システム化できない部分を「業務代行」でカバー
kintoneの本番は構築後、日々の運用にあります。しかし、すべての手作業をシステム化しようとすると、コストは膨れ上がってしまいます。そこで弊社が提案したのは「その手作業、弊社に預けませんか？」という、kintone構築とアナログ業務代行のハイブリッド案でした。
あ、そういうやり方有りなんだ？と目から鱗でした。構築だけじゃなく、運用まで考えてくれるのが心強かった。
担当者様も「その手があったか！」とご納得。やりたいことはkintoneで実現しつつ、一部の作業をアウトソースする形に落ち着き、月々のBPOコストを非常に低く抑えることに成功した良い事例です。
事務作業が非効率
半分以下に！
成長企業が陥りがちな、非効率な情報共有
独立2年目のイベント会社C社様からの最初の依頼は「従業員も増えて忙しくなってきたので、事務を手伝ってほしい」という、まさに会社の"成長痛"ともいえるご相談でした。経理業務を中心にサポートを開始しましたが、すぐに非効率な点に気づきました。
それは「請求書作成の依頼がチャットのベタ打ち」「領収書が1枚ずつ写真で送られてくる」といった、ほとんどの情報が"その場限り"で共有されていること。問題の根本は、ほとんどのデータが紙ベースで管理されていることでした。
依頼側も楽になる「共有基盤」としてのkintone
アナログ業務代行をうまく使うコツは「ある程度整理された状態で依頼すること」。そこで弊社は、C社様と弊社の両方が楽になる「情報共有の基盤」としてkintoneをご提案しました。例えば、領収書は撮ったそばからkintoneに保存すれば、あとは弊社に「30件アップしました」と伝えるだけ。請求先情報も、C社様がわざわざキャビネットから探して写真を撮る必要はなく、弊社がkintoneを見に行くだけで済みます。
自分たちが楽になるという発想がなかった。依頼の手間が激減し、本業に集中できる時間が増えました。
このご提案に「そんな頭はなかった」と即決いただき、すぐに導入が決定。導入後はC社様自体の業務も効率化され、結果的に弊社にご依頼いただくアナログ業務代行の費用は半分以下になりました。会社の規模が大きくなっても対応できる業務基盤を整備できた好例です。
KIN-GYOはこんな方におすすめです
3つの事例から見えてきた、私たちのサービスが特にフィットするお客様像です。
一つでも当てはまれば、きっとお力になれます。
日々の事務作業に追われ、コア業務になかなか集中できていない
DXを進めたいが、何から手をつけていいかわからない
過去にシステム導入で挫折した経験がある
業務が属人化しており、情報共有に課題を感じている
事業の成長に、バックオフィスの体制が追いついていない
人を雇うほどではないが、部分的に業務を任せたい
料金プラン
負担の少ない基本料金と、kintoneメンテナンスや業務代行の稼働時間に応じた従量課金制です。
業務量に合わせて、無駄なく柔軟にご利用いただけます。
KIN-GYO 基本プラン
月額基本料金には、kintoneの保守費用とオンライン秘書サービスの基本料が含まれます。
kintoneメンテナンスや実務代行をご依頼いただいた時間分だけ、従量課金が発生します。
※ JavaScriptを含むカスタマイズの場合、時間料金が5,000円となります。
先ほどご紹介した導入事例のコスト感を見てみましょう
A社の場合
まずは逼迫した日々の業務をアナログ代行でサポート。業務フローを深く理解した上で、根本解決となるkintone導入をご提案。
結果的に業務全体が効率化され、当初のアナログ代行費用も大きく削減できました。
解説
アナログ代行からスタートし、4ヶ月目,5ヶ月目でkintoneを構築しました。
1ヶ月で構築できる内容でしたが、費用を分散したいとのご要望で優先順位の高い部分から2ヶ月に分けて実装となりました。
構築中もアナログ代行は続いており、構築完了から徐々にアナログ代行料金が低下しているのは、kintoneによる効率化に成功し、ある程度社内で処理が回るようになってきたためです。これまで弊社がローカルで実行していた業務がkintoneに置き換わった、という形です。
| 項目 | 1ヶ月目 | 2ヶ月目 | 3ヶ月目 | 4ヶ月目 | 5ヶ月目 | 6ヶ月目 | 7ヶ月目 | 8ヶ月目 | 9ヶ月目 | 10ヶ月目 | 11ヶ月目 | 12ヶ月目 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 基本料金 | 5,000 | 5,000 | 5,000 | 5,000 | 5,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 |
| アナログ代行 | 138,000 | 138,000 | 138,000 | 138,000 | 138,000 | 103,500 | 51,750 | 51,750 | 51,750 | 51,750 | 51,750 | 51,750 |
| システム費用 | 0 | 0 | 0 | 207,000 | 207,000 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 |
| 合計 (円) | 143,000 | 143,000 | 143,000 | 350,000 | 350,000 | 148,000 | 96,250 | 96,250 | 96,250 | 96,250 | 96,250 | 96,250 |
B社の場合
kintone導入を前提としつつ、システム化すると高コストになる一部の手作業をアナログ代行でカバー。
現実的な運用フローとコストの最適化を両立させたプランです。
解説
すでに固まっていた設計を1ヶ月で一気に構築しました。
2ヶ月目と3ヶ月目に若干のシステム費用を割いているのは、出来上がったシステムに対してさらに機能を追加していった形跡です。その後はアナログ代行のルーティンと、kintoneの軽微な修正だけで安定して業務を回せている模範的な例です。
| 項目 | 初月 | 2ヶ月目 | 3ヶ月目 | 4ヶ月目 | 5ヶ月目 | 6ヶ月目 | 7ヶ月目 | 8ヶ月目 | 9ヶ月目 | 10ヶ月目 | 11ヶ月目 | 12ヶ月目 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 基本料金 | 5,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 |
| アナログ代行 | 0 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 |
| システム費用 | 552,000 | 69,000 | 69,000 | 34,500 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 |
| 合計 (円) | 557,000 | 96,250 | 96,250 | 61,750 | 44,500 | 44,500 | 44,500 | 44,500 | 44,500 | 44,500 | 44,500 | 44,500 |
C社の場合
アナログ代行を進める中で見えてきた非効率な情報共有を、kintoneで解決。
C社様ご自身の業務も効率化されたことで、弊社への依頼作業が減り、結果的に代行費用を半分以下に圧縮できました。
解説
非効率な運用ゆえに膨大になったアナログ代行の物量を制御するため、すぐにkintoneの導入を設計しました。
一見するとA社と同じように見えますが、こちらは業務の棚卸しを行いながら、およそ3ヶ月に渡り断続的に業務に絆創膏を貼っていった、というようなイメージになります。出てきた課題を順次kintoneに落とし込み、5ヶ月目には安定した月額コストとなりましたが、結果的に"アナログじゃないとできない業務"というものがそこそこ残存していたため、そこはある程度アナログ代行でカバーしており、どちらかというとアナログ代行に比重を置いたケースです。
| 項目 | 初月 | 2ヶ月目 | 3ヶ月目 | 4ヶ月目 | 5ヶ月目 | 6ヶ月目 | 7ヶ月目 | 8ヶ月目 | 9ヶ月目 | 10ヶ月目 | 11ヶ月目 | 12ヶ月目 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 基本料金 | 5,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 | 10,000 |
| アナログ代行 | 155,250 | 103,500 | 51,750 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 | 34,500 |
| システム費用 | 0 | 138,000 | 103,500 | 34,500 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 | 17,250 |
| 合計 (円) | 160,250 | 251,500 | 165,250 | 79,000 | 61,750 | 61,750 | 61,750 | 61,750 | 61,750 | 61,750 | 61,750 | 61,750 |
ご利用までの流れ
導入前に必ず事前打ち合わせを行なっております。
導入後に「こんなはずじゃなかった、、、」が起こらないよう、丁寧に状況をお伺いいたします。
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ヒアリング内容を元に、貴社に最適なサービス内容と、具体的な料金プランをご提案します。システム化する部分とアナログで代行する部分を明確にし、費用対効果の高いプランを作成します。
ご契約・サービス開始
ご提案内容にご納得いただけましたら、ご契約となります。必要なアカウント情報などを共有いただき、速やかに業務代行やkintone構築に着手します。
よくあるご質問
はい、全く問題ありません。ほとんどのお客様がkintone未経験からスタートされています。ITが苦手な方でも直感的に使えるように、シンプルな画面設計と丁寧なレクチャーを心がけていますのでご安心ください。
オンラインで完結できる事務作業であれば、幅広く対応可能です。例えば、データ入力、請求書発行、議事録作成、Webサイトの更新、スケジュール調整などが代表的です。専門的な知識（プログラミングや高度なデザイン等）が必要な業務は別途ご相談となります。
最低契約期間は設けておりませんが、kintone構築を含む場合は最低半年間はご契約を推奨します。実装後の不具合や改修など、システムを安定運用できるまではご継続ください。業務代行のみの場合は、いつでも解除いただいて大丈夫な場合がほとんどです
可能です。アナログ業務代行またはkintone支援は個別でもご用意がございます。まずは必要な方からのご導入も大丈夫です。