業務代行CASE STUDY 〜とあるサービス業さん〜

事務作業、山積み問題

業種に限らず、ほとんどのお仕事で直面するのが事務作業問題。事業者によって抱える問題は様々ですが、今回はその中でも

〜事務作業の時間がない〜

ここにフォーカスします。

そもそもお仕事は言わずもがな、お金を生み出す部隊お金を生み出さない部隊に大別されますね?営業と内勤と言い換えれば分かりやすいですね。

とりわけ、お金を生み出さない部隊が社内に居ないケースが一番大変だったりします。個人事業主や小規模で運営している企業からすれば、様々な観点からその部隊を配置できないからです。とはいえ、事務作業は発生するもの。

さてどうしたものか。。。

小規模事業社K社のケース

都内で社長さんと社員2名でサービス業を営むK社。

提供サービス自体が基本2名の現場仕事のため、日中は基本的に事務所には誰もいません。言わば、二人共お金を生み出す部隊なわけです。

では、朝から晩まで現場を回って回収してきた領収書や伝票はいつ整理しているのでしょうか?

その答えは、、、

営業時間外や休日にまとめてやる

という過酷な状況でした。

社長一人で。

「小さなうちは苦労してでもやったほうが良い」とか「個人事業主は大体そうでしょ」という声が間違えとは言いませんが、いくらなんでも大変です。

普通、この状況だと事務員さんを雇うとか、会社は考えます。

そこで、何故この状況を続けているのかを伺ってみました。すると理由としていくつか挙げていただけました。

 

1,雇ったところで教えてる時間なんて通常の就業時間内にない。

→つまり、遠まわしに「従業員を時間外拘束してまで教えることは出来ない」と。ごもっともです。お優しい。

2,そもそも人一人雇うというのは直接的にも間接的にも大変な労力と費用がかかる。

→人件費は上がりますし、保険の手続きだなんだかんだ。わかります、わかりますよ。

3,ある程度自分でできてしまっている以上、特に閑散期などは雇ったところで十分な業務を与えることが出来ない。

→これも非常にごもっともです。つまり費用対効果が合わないということ。

とはいえ時給のアルバイトでは、シフト入れなければすぐに辞めてしまいます。

 

うーむ、色々考えておいでですね。素晴らしい経営者です。

でも最後にポロッと漏らしました。

まあ、しんどいよね。

業務代行で全てを解決できるのか?

というわけで、K社の社長の激務と将来的な健康を救うべく、業務代行のご提案です。

弊社としてもお仕事なので、お客様のお困り要因を全部なくしてあげたいと思っております。一つずつ掘り下げて見ていきましょう。

 

1,雇ったところで教えてる時間なんて通常の就業時間内にない。

→通常社員さんなりアルバイトさんなりを雇用した場合、1ヶ月から長いところだと半年くらいは研修期間として定めていますね。もちろんその間、大体は被雇用者の給与水準も下がります。当然です。教える側の時間や労力がかかるので給与の下げ幅以上に見えないコストが掛かってます。

もっというと、研修期間のスタッフは当然戦力として未熟ですので期待するパフォーマンスを望むなんて夢のまた夢。。。

経験者雇ったら?なるほど理にかなってます。ですが、即戦力がほしいのはどこも同じ。それなりの報酬が必要になりますので固定費面で大きくコストがかかってきます。

A,弊社の業務代行はこの道10年以上のベテランがすべてマンパワーで作業を請け負います。一般的な事務仕事ならば即戦力の自信があります!

また、業務内容の落とし込みも弊社営業マンが最初の一回だけお伺いして持ち帰るので研修の手間はほぼ無いと言っていいでしょう。場合によっては実際に依頼事項をその場でお手伝いさせていただき、内容を確認しています。

 

2,そもそも人一人雇うというのは直接的にも間接的にも大変な労力と費用がかかる。

→人を雇うと税務やら労務やら国関係の手続きがまずは盛りだくさん。人件費はかかるわ保険料かかるわ勤怠管理も増えるわで小規模事業者には大変なコストと労力です。

A,業務代行は感覚的に外部のお手伝いさんだと思ってくれれば良いです。雇用も発生しないため、うん十万の固定の人件費も不要、お国関連の手続きも一切不要。お申込み書の記入だけであとはお任せ手間いらずです。

 

3,ある程度自分でできてしまっている以上、特に閑散期などは雇ったところで十分な業務を与えることが出来ない。

→多いと思います、こういった理由。実は今回のケースではここが一番大切な部分で、これを解消する事でたくさんのメリットがあるのです。

A,業務代行はやった分だけの報酬システムです。つまり、仕事がないときは余計なコストはかかりません。逆に多忙なときも、いつでも対応できるので、臨機応変に使い倒すことができる、非常に都合の良いサービスです。

というわけで、いざ導入

理論的には全ての要因がクリアできたのでいざ導入です。いきなり全部だとK社さんにも負荷がかかりますので、まずは売上伝票の整理から導入することとなりました。打ち合わせの上、運用を決めて実際にスタートしてみると思いの外、スムーズに導入できました。実際にK社の社長がやることは、、、

はい、もう一度。

写真を撮って送るだけ。

本当にこれだけです。

写真を取るタイミングは任意です。1現場終了後に3秒でパシャッとしてもよし。事務所に戻って当日分をパシャパシャもよし。月末最終日だけまとめてパシャシャシャでもよし。

もちろん送るタイミングも任意です。ほんの少し、手が空いたときに送って頂ければ後はお任せください。

 

さらに弊社では業務依頼をよりスムーズにするために、お客様とのやり取りをLINEMessengerなどで行います

これによりコミュニケーションスピードが上がるのはもちろん、友達にお願いする感覚で簡単に業務依頼ができちゃいます。

わざわざメール立ち上げて「お世話になっております。株式会社ほにゃらら、、、」なんてやる必要はありません。

こうして依頼するとK社担当秘書が即反応(営業時間の限りはございますが💦)。

ぱぱっと依頼をこなして完了報告。

毎月何十時間もかけていた作業がほんの数分で終わってしまいました。

 

終わった作業がどんな形で整理されているのかは次回の記事でお伝えいたします!

後日談

事務作業の負荷が減り、少しは空いた時間をエンジョイしているかと思いきや。

「おかげさまで助かっています。今まで使っていた事務作業の時間を有効利用しようと思い、、、」

 

営業時間を伸ばしました。

 

なるほどそう来ましたか。商魂たくましいとはまさにこのことですね。

確かに空いた時間を売上アップにつなげるのも会社として健全ですね。

K社社長!お体には気をつけて、これからもよろしくおねがいします。