ちまたは３月決算期、いかがお過ごしでしょうか？
３月も中盤戦に差し掛かる中、皆様いかがお過ごしでしょうか。と、聞くまでもなくお忙しい時期かと思います。
「心」を「亡くす」と書いて「忙しい」。多忙な中でも冷静にことを運びたいものですね。さて、今回は意外と認識出来ていない忙しさの要因をご紹介します。以前のブログで「仕事の整理は業務の棚卸しから」なんて事をお伝えしたと思います。
でも、棚卸しできる業務というのは言わば見えている業務ですので「やる！やらない！外注！」みたいに対処が割りかし楽ちんです。今日はなかなか見えづらい、且つ避けては通れない業務負荷にフォーカスです。
散らかり放題反抗期、いう事聞かないデータ達
一定数以上の代理店様を抱えていたり、顧客を抱えていたりすると必ずついて回るのが「支払明細」や「請求書」の処理ですね。やって当たり前のこの実務、気合で乗り切っている方が結構いらっしゃいます。
こういった部分の落とし穴は「必須業務だから仕方ない」という考えが先行してしまうことにあります。特に、長い間変わらずやってきた業務には発生しやすい思考です。
良くあるパターンで例を上げますと
自社商品以外を取り扱っている場合、大体はこのような感じになっているかと思います。上記の例は一般的な商社ですが、同じくらい処理が複雑になってしまっているのがネットショップの運営だったりします。
アマゾンやYahoo、楽天から売上の明細は抽出できるものの、どれもバラバラのフォーマットで集計に苦労する、、、という具合です。こういった状況にはいくつか鬼門が隠されています。そして、鬼門がわかれば改善の余地も必然的に出てくるものです。では、どこが鬼門となっているのでしょうか？
「はい、先月のあなたの会社の売上データです。どうぞご確認ください。」と嬉しい報告とともに、その先の作業の憂鬱をぶつけてくる売上データ。もちろん、そのデータの形も十人十色、各仕入元さんの管理に基づいたデータ形式でこんにちはしてきます。
ここはもはや、改善をしようとしても中々難しいところですね。「うちはこういうフォーマットでやってるから、この形で報告してくれ！」なんて、旧知の仲で無い限り、中々言えるものではありません。「紙じゃないだけまだまし」と割り切って、潔く受け入れましょう。
さて、バラバラのデータを無事確保し、ここからが勝負です。10日に入ってきた売上データを20日には代理店様に通知しなくては！ということもしばしば。
管理や請求部署が整っている会社さんであれば集中して処理ができるというものですが、個人事業や小さな企業では中々まとまった時間をとることは難しいでしょう。携帯売上の件数を目視で数えて、合計売上を電卓叩いて入力して、次はWi-Fi売上の件数を数えて、、、、やっとB社が終わったら次はC社、、、あ。今日も日が暮れていく。。。マストタスクとは言え、嫌ですよね。
ちょっとエクセルが使える人はデータ貼り付けてSUM！で解決できそうですが、仕入元データがバラバラのため、必殺技封印。。。
結局は半分以上の作業を目視や手計算で行う羽目になってしまうことが多いのが現状です。
さらにアナログのため、計算間違いや集計間違いも出やすくなります。
だって、人間だもの。
えいこら集計が終わりまして、ようやく通知書に落とすとこまでこぎつけました。
もう終わる、、、と思いきや、請求日や支払期限、支払い方法が各社バラバラ。これを合わせるためにもう一山超えなければいけません。このタイミングで、そろそろ独り言が出てくる頃合いではないでしょうか。
データ集計はできる限り、自動化を！
というわけで、これを改善していくにはある程度自動化してください。
「んなこたわかってんだよ」
おっしゃる通りでございます。恐れ入ります、もう少しお付き合いください。
こういった状況に悩まされる方の多くはほとんどが以下のような原因です。
- 改善など考えたこともない
- そもそもパソコンやエクセルが苦手
- やりゃできるけどその時間がない
- システム導入を検討している
4番目のシステム導入検討は少し異質ではありますが、改善に踏み切れていない部分では同じと言えるでしょう。おそらくはその金額であったり、運用が変わることへの一時的な負荷を懸念されていることと思います。そのあたりも含めてえんのしたのデータ集計ノウハウを括約しますと
大きなお金はかけません。
使い倒すはエクセル1本。
作業は簡単コピー→貼り付け。
業務時間最大90%減。
これにつきます。いつも皆様が触れているエクセルは無限の可能性を秘めております。さすがMicrosoftさん。この表計算ソフトは皆さんがよくご存知のSUMやらVLOOKUPやら自動集計に不可欠な便利な数式機能が搭載されておりますが、実は普段使わないような数式で「めっちゃ便利やん！」みたいなのもしれっと有ったりします。
取引先数が30程度くらいまでだったり、数店舗レベルの日々の売上や月間売上を自動化するにはもってこいのツールです。
一番の利点は最初に形を作ってしまえば次からは非常に運用が楽な上、慣れ親しんでいるツールなのでほとんど使い方の説明が不要です。
この最初の一番面倒な部分を全ノウハウをもってえんのしたが作成します。
さらに、今はgoogleさんのスプレッドシートを活用してクラウドでマルチ管理ができる時代になりました。もはや、システムです。言い換えれば、初期費用うん10万のほとんどの集計システムは、やってることは基本的にエクセルと同じ。他に便利な機能や見た目が良いなど利点はありますが、シンプルにやることをスマートにしたい！という場合はエクセルで十分だったりします。
今あるツールを最大限利用して効率化していこうじゃないですか！泥臭く行こうじゃないですか！そういうマインドでサポートいたします。
まずはご相談下さい！
- 改善など考えたこともない
- そもそもパソコンやエクセルが苦手
- やりゃできるけどその時間がない
- システム導入を検討している
上記に該当するならば、是非ご相談下さい。インプットデータ（元データ）とアウトプットデータ（最終的な提出フォーマット）を頂ければ改善のお手伝いがすぐに開始できます。
・運用は自分でやるからツールだけ作ってくれ！→もちろん大丈夫です！
・わからんから運用まで全部やってくれ！→お任せ下さい！
お客さまの状況や用途に併せて柔軟な対応を心がけてまいります。
お問い合わせ、ご相談は弊社営業マンか、下記よりどうぞ！もちろんご相談は無料です。