Kintone通知の歯がゆいところ
いやーKintone入れて業務効率あがったよねー。便利だよねー。なんて使い続けているとデータ量がどんどん増えてきます。
データベースの機能も果たすKintoneさん。もちろん当然といえば当然です。
これに伴って通知の量もどんどん増えてきます。そこで困るのが通知の受け取りについて。
通知の量もそうですが、せっかくKintoneで効率化しようとしてるのに、通知の処理で業務動線が悪くなることもしばしば。
何が悪さしているかというと、通知の方法なんですね。標準機能で通知を出す場合、方法はメールorポータル画面通知に限られます。
メール通知はKintoneを開いていなくても通知を受け取れる反面、結局最後はKintoneを開くことになります。通知→処理までが遠回りです。
ポータル画面通知は言わずもがな、どれが重要な通知かぱっと見わからず、物量も多い。確認済みにしないと消えてくれないし通知の無限増殖であっぷあっぷ。
というわけで今回は「Kintone上で完結するスマートな通知」をご紹介します。
通知を効率よく取得するには？
多くのKintoneユーザーさんが採用している方法として、ChatWorkやメッセンジャーなど、常にアクティブなSNS媒体に通知を出すという方法が一般的です。
これを行なうと受け手のアプリでプッシュ通知が入りますし、メールよりも数倍手軽に確認できるので選択肢としてはありです。
ですが弊社えんのした、「なるべくKintone上で完結させる」が大好物なので、上記のような他の媒体を経由させる方法は今回保留です。
毎日アクセスするKintone、ポータル画面で効率的な通知の取得からの業務遂行への最短距離を切り開きます。
百聞は一見にしかずといいうことで、まずはこちらを御覧ください。
弊社で使っているKintoneのポータル画面上部の様子です。
この赤囲みの部分。これが通知です。よく見ると左側の「スケジュール」のアイコンが赤くなているのがわかりますでしょうか？
これは「スケジュールアプリにて特定の条件に合致するレコードがある場合は点滅でお知らせする」という機能をもたせています。
このスケジュールボタンの場合、「今日期限の予定が未完了の場合は赤く点滅して知らせなさい！」という命令を出しています。
スケジュールアプリの今日の予定がすべて完了になれば晴れて点滅解除、本日の業務無事終了〜ちゃんちゃん。というわけです。
逆に点滅しっぱなしで今日の業務おしまい！となると「やり残しがあるぞー！」ということですね。
他にも「請求」のボタンでは「請求アプリにて支払期限が過ぎてて未入金の案件がある場合は赤く点滅して知らせなさい！」という命令を出しています。
という具合に、普段気にしなきゃいけない事を視覚的にお知らせしてくれるんですね。しかも！
ボタンを押せばそのアプリの指定した一覧に直接飛べるのでそのまま詳細確認も可能ですし、なんならそのままレコード編集、、、なんてことも可能です。
業務導線ストレート！素敵ですね。もちろん、メール通知との併用も可能です。
こんなケースにオススメ
| 想定ケース | 改善策 |
|---|---|
| ■ 問合せに回答漏れがないか？ | フォームブリッジ（googleFormもOK）などを利用してフォームの回答をKintoneに格納し、処理のフラグを付与して運用する。 未処理が残っていれば点滅させる。 |
| ■ 契約更新間近のお客様がいないか？ | 契約管理や顧客管理のアプリを用意して更新月を入れておく。 更新月が次月の人がいれば点滅させる。 |
| ■ 打刻を忘れてる人はいないか？ | 打刻アプリを用意する。 出勤未打刻or退勤未打刻の対象者がいれば点滅させる。 |
| ■ 今日打ち合わせあったっけ？ | スケジュール管理アプリを用意して、カテゴリ「打ち合わせ」などのフラグを付与して運用する。 今日の予定に「打ち合わせ」があれば点滅させる。 |
などなど、利用用途はたくさん想定されます。イッツ・ア・ソリューション！
様々な状況を想定して予め司令を出しておけば、いくらこちらが忙しくても同情抜きで通知の煽りを入れてくれるこのカスタム。
ご検討されてみてはいかがですか？