よくあるkintone日報の悩み
こんにちわ。今日は企業ではほぼマストな日報にフォーカスしてみます。
えんのしたのお客様でも日報関連でお悩みになられていた方はとても多いです。
「日報が上手く運用できていないからなんとかしたい」という趣旨を単発でご相談受けることもしばしば。
なんでなんで？とヒアリングをしてみると、ほとんどのケースが
意図した日報があがってこない
日報を書いてくれない
9割くらいが上記のお悩みだったりします。せっかくKintoneで日報アプリを作って情報を集約しようとしたのに、結果運用に乗っていないというわけです。
さてどうしたものでしょう。まずは原因を考えてみましょう。
原因を探り、改善してみよう
まずは「意図した日報があがってこない」ケース。
特に営業チームの日報で上司がプンプンしてるのは「日報は日記じゃないんだー！」てことだと思います。笑
確かに日報はその後の戦略決定に大きな影響を与える要素なので、具体的であることに越したことはありません。
「今日はA社さんと打ち合わせをしました。売上が下がって大変とのことでした。」
これではアウトプットとしては不足なのはうなずけます。結局上司は日報を見て、個別に連絡取りながら掘り下げていく作業がまた手間を生みますね。
ですが、これは日報を受け取る側の言い分です。
送る側と受け取る側、つまり現場と管理者では日報に対する目線が違うことにほかなりません。
社会人一年目を思い返してみると、右も左もわからず、日報もどうやって書いたら良いか悩みに悩む自分がいました。
日報書くのに30分かかるなんていうこともザラでした。つまり、何をどう書いて良いかわからないのです。
その原因として、貴社の日報アプリ、こんな構成になってませんか？
実にシンプル。これでは殆どのスタッフが何をどう書いてよいのかわかりません。
欲しい情報とフォーマットが決まっているのであれば、予め指定してあげるのはどうでしょう？このように。
どんな仕事をして、どんな状況で、どんな課題があって次はどうするのか？資料があれば資料を共有する。
これで随分とわかりやすくなるはずです。送る側も、受け手側も。
kintoneでの特別なカスタマイズは不要ですし、少しばかり報告者へ優しさを注入してあげると格段に日報の質が上がること間違いなしです！
さて、お次は日報を書いてくれないケースです。
これはもう、面倒くさいか忘れているかの二択がほとんどです。笑
忘れられてしまったら後追いをするか通知を出すかしかないので一旦おいておきまして。
（日報があがってないスタッフに自動的に通知を出す方法も運用次第では無くはないですが）
極力面倒な感覚をなくしてあげてはどうでしょうか？
特に外回りの営業さんはアポイントが多くて隙間時間が少なく、気が付いたらもう２２時！？なんてこともしばしば。
パソコン開いていkintoneひらいて日報書いて…これが地味に面倒なのです。書きながら寝ちゃうのです。笑
一日を振り返ると「あの人と何話したっけなー…」有ると思います。
というわけで、現場スタッフの日報工数を少なくしてあげましょう。
<準備するもの>
活動予定アプリ（現場スタッフ用）
日報確認アプリ（管理者用）
この２つを作って運用します。まずは活動予定アプリ。スケジュールアプリですね。
大体このような感じで運用している方が多いと思います。
自分の予定が一覧で見れて
いつどこで誰と何を、という内容を記載しておくのが一般的ですね。
で、であります。この活動予定アプリを日報アプリとしても機能させてしまいましょう。
すでにいつどこで誰と何を、までは入っているので、あとはこの予定に対しての報告を上げるだけです。
この予定が終わった瞬間に予定のレコードを編集して報告をあげます。
これだけで随分と入力の手間も減りますし、案件が終わったら覚えているうちにスマホで即入力。10分で終わります。
場合によってはお客様との打ち合わせ時に議事録としてこのレコードを使えば、そのまま保存でほぼ日報の出来上がりです。
別途報告を上げる必要すらなくなり、このまま活動履歴などとしても機能します。
こんなふうに、予定と報告をタブ分けしてあげると見やすいですね。
予定にも入れた内容を再度日報にもいれるなど、意外と二度手間が発生しているケースも少なく有りません。
細かく改善してあげると、現場の余裕も生まれて生産性もあがってくることと思います。
さて、こうなってくると管理者は一個ずつ予定開いて報告確認するのか？というわけで
日報確認アプリ（管理者用）を作成します。予定表とは別に、確認用のアプリを作成して、関連レコードでまとめてチェック！
今回はチェックしたい日報の日付を指定して、その報告一覧を表示する方法をとっていますが、
仕組みさえわかっていれば貴社の運用に合わせて使いやすい形にしてしまいましょう。
いかがでしたか？少し長くなりましたが、工夫次第で色々と改善の余地は有るものです。
えんのしたでは業務代行でもサポートを並走しておりますので、こういった運用改善にもご協力出来ることかと思います。
kintoneも、業務代行も、運用も、改善したいことがございましたら是非お声がけください！